Εργαλεία, αποθετήρια και διαδικασίες

Εργαλεία και μεθοδολογίες

Για το BPMN 2.0

• Camunda Modeler
• bpmn.io

Για τη φάση της υλοποίησης είναι υποχρεωτική η χρήση των:

• Gitlab
• Development server
• Ολες οι προγραμματισμένες συναντήσεις για την δράση τηρούνται στο ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ “QW”.

Αποθετήρια

Ολα τα έγγραφα (παραδοτέα, προσχέδια, συνοδευτικά, κατάλογοι, προσαρτημένες μελέτες, κ.λ.π.) πρέπει να είναι προσβάσιμα (shared) σε (google docs) από τους εμπλεκομενους επιχειρησιακούς παράγοντες και την πολιτική ηγεσία και τοποθετούνται στο σχετικό φάκελο κάθε ΨΔ που υπάρχει- ή δημιουργείται από τον αναλυτή αν δεν υπάρχει - για αυτό το σκοπό υπό το μητρικό φάκελο Ανάλυση Quick Wins, σύμφωνα με το Παράρτημα IV. Κάθε ψηφιακή δράση παίρνει έναν κωδικό αριθμό του τύπου ΨΔΧΧ σε συνεννοηση με τους τμηματάρχες.

Διαδικασίες

Ο Αναλυτής παρίσταται στις εβδομαδιαίες απολογιστικές συναντήσεις των Αναλυτών της ΕΔΥΤΕ, παρουσιάζοντας την εβδομαδιαία πρόοδο του έργου του συνοπτικά. Για διευκόλυνση υποβάλλει εβδομαδιαίο δελτίο προόδου όπως στο υπόδειγμα.

Ο Αναλυτής συμμετέχει, αυτονοήτως, σε όλες τις ομάδες εργασίας που αφορούν στη δράση και τηρεί συνοπτικά ή, εφόσον απαιτείται (αν π.χ. πρόκειται για συμφωνίες, διευθετήσεις ειδικών ζητημάτων, κ.λ.π.), αναλυτικά πρακτικά τα οποία αναρτά άμεσα και αποστέλλει με e-mail στους συμμετέχοντες. Ολη η αλληλογραφία κοινοποιείται υποχρεωτικά και στη διεύθυνση digigov-admin@lists.grnet.gr.

Με την ολοκλήρωση της Ανάλυσης συντάσσεται ο Καταστατικός Χάρτης και υποβάλλεται στην Επιτροπή Δράσεων της ΕΔΥΤΕ για να αποφασιστεί ο τρόπος υλοποίησης, συνεκτιμωμένων του είδους και των αναγκών του έργου και των διαθέσιμων πόρων.

Tip: συστήνεται χωρίς να είναι υποχρεωτικό η τήρηση ημερήσιου ημερολογίου επικοινωνιών, τηλεφωνημάτων, συναντήσεων κ.λ.π. Πολλές φορές αποβαίνει ιδιαίτερα χρήσιμο.

Ρόλοι

Από τη Βίβλο Ψυφιακού Μετασχηματισμού:

Ο Υπεύθυνος Παρακολούθησης Έργων (Program Manager) έχει τη συνολική εποπτεία της υλοποίησης των έργων που αφορούν στο συγκεκριμένο φορέα (Υπουργείο, Ανεξάρτητη Αρχή, Γενική Γραμματεία, κ.λπ.), ή εξυπηρετούν συγκεκριμένο στόχο. Ο Program Manager αξιολογεί σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο Ψηφιακού Μετασχηματισμού του φορέα τις προτεινόμενες δράσεις και είναι υπεύθυνος για την ιεράρχηση προτεραιότητας αυτών.

Σε αυτή τη βάση, περιγράφεται στη συνέχεια ενδεικτική προσέγγιση ρόλων και αρμοδιοτήτων για την υλοποίηση έργων. Αναλόγως των χαρακτηριστικών τους, για παράδειγμα, αντικείμενο, χρονικός ορίζοντας κ.ά., οι ρόλοι μπορεί να είναι διαφορετικοί, προσαρμοζόμενοι στο εκάστοτε θεσμικό πλαίσιο και στις ιδιαιτερότητες του κάθε έργου.

Για τα βραχυπρόθεσμα και τα μεσοπρόθεσμα έργα απαιτείται η σύσταση Ομάδας Διοίκησης Έργου (ΟΔΕ) με τους ακόλουθους ρόλους:

Διοικητής Ψηφιακού Έργου (Project Manager): Είναι υπεύθυνος διοίκησης και παρακολούθησης ενός συγκεκριμένου έργου. Συντονίζει την ομάδα έργου. Προέρχεται από το Φορέα τον οποίον αφορά το έργο και σε κάποιες περιπτώσεις δύναται να ταυτίζεται με τον Υπεύθυνο Παρακολούθησης Έργων (program manager) για τον αντίστοιχο φορέα. Σε περίπτωση υλοποίησης έργων με τη μεθοδολογία agile μπορεί να ταυτίζεται με τον scrum master.

Επιχειρησιακός Συντονιστής Ψηφιακής Δράσης (Project Owner): Προέρχεται από τους φορείς που έχουν την αρμοδιότητα επιχειρησιακής λειτουργίας της ψηφιακής υπηρεσίας που θα υλοποιηθεί και συντονίζει, μεταξύ άλλων, όλους τους εμπλεκόμενους για την ανάλυση και αποτύπωση των λειτουργικών απαιτήσεων καθώς και τους τελικούς χρήστες, σε συνεργασία με το Διοικητή έργου (Project Manager).

Υπεύθυνος Υλοποίησης Έργου (Implementation Owner): Προέρχεται από εποπτευόμενο φορέα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης ή άλλον Φορέα που έχει την αρμοδιότητα παραγωγικής λειτουργίας του Έργου και είναι υπεύθυνος για την υλοποίηση της ψηφιακής υπηρεσίας και το συντονισμό όλης της ομάδας σχεδιασμού και ανάπτυξης.

Σχετικά με τα βραχυπρόθεσμα έργα, σε περίπτωση που δεν υπάρχει η δυνατότητα να υλοποιηθεί με ίδια μέσα ακολουθείται η διαδικασία ανάθεσης σε εξωτερικό ανάδοχο είτε με νέα σύμβαση είτε με επεκτάσεις υφιστάμενων συμβάσεων είτε με εκμετάλλευση ενεργών συμβάσεων συντήρησης κ.λπ. (Σε συνεννόηση με τον Υπεύθυνο Παραγωγικής Λειτουργίας). Για τα μεσοπρόθεσμα έργα, ακολουθείται ως επί τω πλείστων η διαδικασία ανάθεσης σε εξωτερικό ανάδοχο είτε με νέα σύμβαση είτε με επεκτάσεις υφιστάμενων συμβάσεων είτε με εκμετάλλευση ενεργών συμβάσεων συντήρησης (σε συνεννόηση με τον Υπεύθυνο Παραγωγικής Λειτουργίας).

Επιπλέον αυτών, η Ομάδα Διοίκησης Έργου μπορεί να περιλαμβάνει κατ’απαίτηση ή ανάλογα με τις ανάγκες των έργων τους παρακάτω ρόλους. Στις περιπτώσεις ύπαρξης Διεύθυνσης Διοίκησης Έργων στο φορέα, οι παρακάτω ρόλοι δύναται να εκπροσωπούνται στο επίπεδο της Διεύθυνσης ώστε να καλύπτουν τις ανάγκες οριζόντια για όλα τα έργα του φορέα:

Ειδικός Νομικών Θεμάτων Δράσης (Legal Matters Owner): Προέρχεται από το φορέα και μεριμνά για θέματα νομικής φύσεως, όπως θέματα προστασίας προσωπικών δεδομένων και θεσμοθέτησης διαδικασιών.

Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (Data Protection Officer – DPO): Μετέχει δεόντως και έγκαιρα σε όλα τα ζητήματα σχετικά με την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο του έργου, ενημερώνει τους εμπλεκόμενους σχετικά με τις υποχρεώσεις για την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και παρέχει συμβουλές όσον αφορά την εκτίμηση αντικτύπου για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και παρακολουθεί την εκτέλεσή της.

Συντονιστής για Θέματα Διασύνδεσης, Φιλοξενίας και Συντήρησης Δράσης (Infrastructure Owner): Εγκρίνει την προτεινόμενη αρχιτεκτονική και τις τεχνολογίες ανάπτυξης και λειτουργίας του συστήματος, ώστε να είναι διασφαλισμένη η ομαλή μετάβαση στην παραγωγική λειτουργία. Συντονίζει όλους τους εμπλεκόμενους για θέματα διασύνδεσης της ψηφιακής υπηρεσίας στο Κέντρο Διαλειτουργικότητας, για θέματα φιλοξενίας και συντήρησης καθώς και για ό,τι απαιτείται για την επιτυχή μετάβαση στην παραγωγική λειτουργία της σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο Παραγωγικής Λειτουργίας. Προέρχεται από τη ΓΓΠΣΔΔ, το ΕΔΥΤΕ ΑΕ ή την ΗΔΙΚΑ ΑΕ που έχει την ευθύνη παροχής υπηρεσιών κυβερνητικού νέφους ανάλογα με τον τομέα που αφορά το έργο, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο ν. 4727/2020.

Υπεύθυνος Παραγωγικής Λειτουργίας (Operations Owner): ο οποίος είτε προέρχεται από τη Γενική Γραμματεία του Φορέα ευθύνης του έργου είτε από υπηρεσία του Υπ. Ψηφιακής Διακυβέρνησης όπου κατά αρμοδιότητα βάσει ΠΔ ασκεί την παραγωγική λειτουργία (π.χ η ΓΓΠΣΔΔ για ΠΣ Υπουργείου Οικονομικών ή Οριζόντια Συστήματα Δημόσιας Διοίκησης κ.λπ.). Ο Υπεύθυνος Παραγωγικής Λειτουργίας συμμετέχει σε όλες τις φάσεις σχεδιασμού και έχει την ευθύνη διασφάλισης των συνθηκών ομαλής μετάβασης από την πιλοτική λειτουργία στην παραγωγική και αδιάλειπτη λειτουργία και τη διασφάλιση της μετέπειτα ομαλής λειτουργίας μέσω συμβάσεων συντήρησης κ.λπ.

Η ανάδειξη προαπαιτούμενων και επαναχρησιμοποιούμενων(επαναχρησιμοποιήσιμα) δομικών στοιχείων οδηγεί σε σημαντική οικονομία πόρων και χρόνου.